公司的兩大牛B系統(tǒng)，Peopleready和Speed相繼開通郵箱功能，Outlook中的信件猛增，這是極好的事情，讓更多的信息能夠及時的分享，但也出現(xiàn)了同事們的困惑，那么多郵件應該如何管理？

分享自己的幾個Outlook經驗和方法，介紹給大家..

1.開啟“對話”功能：

在Outlook2010開始，微軟增加了海量郵件管理的功能，就是對話功能，位置如下圖：

強烈大家打上勾，這樣郵件的發(fā)送和回復就很清楚，在業(yè)務上進行跟蹤就很方便，在MailList的顯示中，如下圖：

單擊或雙擊三角箭頭，就會展開郵件的發(fā)送和回復功能，簡單的講，就是方便知道某一個郵件和另外的郵件“有染”。

2.制定分類規(guī)則

將Peopleready和Speed的郵件自動放入對應的文件夾，效果如下：

方法也很簡單：首先建兩個文件夾

然后建立規(guī)則：

對應發(fā)件人的地址，放入對應文件夾即可。

需要知道的是：Outlook的規(guī)則分為兩類，一種為服務器規(guī)則，即規(guī)則訂好后，會自動同步到服務器上面，就算系統(tǒng)崩潰重新安裝配置Outlook，文件分類和規(guī)則依然存在。還有一種為客戶端規(guī)則，也就是說一旦重裝，這類規(guī)則需要自己重新創(chuàng)建。

比如上圖中的，我設定了一個只要抄送給我的郵件都是藍色標記。

三個規(guī)則同時生效，就會產生下圖的效果：

還需要知道的是：規(guī)則只在創(chuàng)建后生效，也就是說之前的已經從peopleready和Speed發(fā)來過的郵件是不會分類到文件夾中，只有創(chuàng)建規(guī)則后，發(fā)來的郵件系統(tǒng)才會歸類。

那我就是想看所有的peopleready或Speed的郵件怎么辦？那就是看第三招

3.創(chuàng)建搜索文件夾

先給大家看效果：

創(chuàng)建了一個叫peopleready的搜索文件夾，一點，右側就是全部的peopleready郵件，保證是最全的。當然這個功能需要計算機夠快，如果郵件很多，搜索可能會比較慢。

當然你活用設置很多搜索文件夾，比如我創(chuàng)建了一個我的頭的搜索文件夾Marco OU，他發(fā)我的郵件就全部在里面。

比如創(chuàng)建一個每周一技的文件夾，當然條件就是郵件主題包含“每周一技”四個字。

簡單的理解搜索文件夾就是創(chuàng)建一個臨時索引，實現(xiàn)動態(tài)郵件歸類，個人感覺比規(guī)則好，也推薦大家。

搜索文件夾創(chuàng)建方法如下：

以上三個方法，可以有效管理郵箱列表和內容…

4.郵件列表顏色標記功能

前些日子，有同事問我，如何一看郵件列表就知道那封信是誰寄來的，其實就是所謂的顏色標記功能，比如我的頭Marco OU發(fā)來的郵件就是紅色，如何設置的呢？很多同事都在規(guī)則里面去找，其實不是。

先給大家看一下效果：

看Maillist…都是紅色的。怎么實現(xiàn)..告訴大家：

利用郵件的視圖設置功能，步驟如下：

下圖點擊“條件格式”

添加一個Marco的條件..點擊“條件進入”：

設置好你的條件。是不是很簡單。。

靈活使用視圖設置功能會提高你郵件的管理效率。如果你條件弄亂了怎么辦？沒事，重置一下就好，不會破壞郵件內容。